Методология анализа затрат в малом и среднем бизнесе

По изменению в связи с изменением объема произведенной продукции (оказанных услуг) в рамках определенных диапазонов этих объемов затраты можно разделить на постоянные и переменные. А по степени постоянности по времени – на регулярные и эпизодические. Эпизодические затраты можно выделить в отдельную категорию, т.к. в большинстве случаев их нельзя разделить на постоянные или переменные по степени взаимосвязи с объемом производства (который в ряде случаев может проявляться через загрузку производственных мощностей), поскольку они носят разовый характер и появляются в течение короткого периода времени.

Проверка правильности периода отражения затрат на стыке отчетных периодов называется также «cut-off» тест. В ходе этого теста в первую очередь следует проверить постоянные затраты на предмет равномерности начислений и отсутствия существенных колебаний их величины на стыке периодов. Эпизодические же затраты следует проверить на предмет того, не относится ли расход, отраженный в каком-то одном месяце в целом к году или к нескольким месяцам, попадающим в разные отчетные периоды.

рисунок1.png

Рисунок 1 «Пример аналитического теста по анализу колебаний постоянных затрат»

Такой анализ обычно происходит одним из двух способов: либо анализируются выборочно первичные документы по крупным операциям на стыке отчетных периодов и на основании этих документов проверяется правильность отражения затрат периода, либо производится аналитический тест в Excel или в программном продукте путем сопоставления данных по регистрам бухучета за несколько периодов между собой (представлен на рисунке 1). Смысл такого теста в выявлении «пропусков» и следующих за ними «скачков» в постоянных затратах с последующим анализом причин «скачка» и отнесением излишней величины затрат в другой отчетном периоде. Пример – на рисунке видно, что расходы на связь в декабре отражены в двойной сумме по сравнению с ежемесячной величиной таких затрат, после чего в январе расходы на связь отсутствуют. В результате половину расходов на связь отраженных в декабре следует перенести в январь. Часто оба этих способа применяются вместе. Общая схема проведения такого аналитического теста состоит в следующем.

  • выявляются регулярные  по времени и постоянные по объему затраты и рассчитывается их среднемесячный объем;
  • среди этих затрат выявляются статьи, по которым были существенные колебания в 2-х и более месяцах на стыке отчетных периодов, или пропуски в начислении затрат в каком-либо месяце;
  • первичные документы по таким статьям за месяц, в котором сумма затрат существенно превышает среднемесячную величину анализируются на предмет правильности отражения периода затрат;

любые эпизодические затраты, которые имели место только в одном из месяцев в году (например, затраты  на аудит) анализируются на предмет периода  их отражения в качестве расходов.

Например, услуги по аудиту были оказаны в ноябре, , а проверяемый период – 9 месяцев с начала года. В этом случае, затраты на аудит надо равномерно распределить на расходы за период январь – сентябрь.

При анализе затрат с точки зрения оптимизации в первую очередь, в сферу анализа попадают эпизодические затраты. Они анализируются на предмет их возможной капитализации, аффилированности поставщика, а также необходимости для бизнеса.

Часто среди таких затрат может маскироваться вывод средств акционеров без уплаты налогов. Поскольку данные затраты не носят регулярного характера они могут относится полностью или частично к инвестиционной деятельности. Например, консалтинговые услуги могут быть связаны с разработкой программного продукта или созданием иного нематериального актива и специалисту по МСФО следует проанализировать их соответствие критериям признания нематериальных активов по МСФО (IAS) 38, или проанализировать возможность их включения в стоимость материальных активов согласно МСФО (IAS) 16.

Во вторую очередь предметом анализа являются существенные колебания постоянных затрат, поскольку исходя из определения постоянные затраты должны быть постоянны, их изменение возможно только в связи с качественным изменением объемов продукции или с инфляцией. Конечно эти затраты являются условно постоянными для определённого уровня развития производства – например, аренда офиса постоянна пока не вырастет штат сотрудников и офис не потребует расширения и пока цены на недвижимость не поднимутся. Однако существенные временные колебания таких «постоянных» затрат, например их 20% снижение или увеличение на несколько месяцев должны вызвать подозрение и необходимость проведения тщательного анализа.

Далее следует проанализировать переменные затраты. Их величина постоянна на единицу продукции при неизменном объеме ресурса, к которому они относятся (например, труда или оборудования). При росте объема ресурса они растут пропорционально количеству этого ресурса, возможно чуть быстрее или медленнее, в зависимости от действия закона убывающей предельной производительности. Однако существенных колебаний быть не должно. Например, при увеличении объема производства на 10%, объяснимым мог бы быть прирост затрат на 0-20%. То есть затраты могли вырасти быстрее, чем доходы за счет убывающей предельной производительности, либо затраты могли вырасти меньше чем доходы в случае инвестиции в дополнительное оборудование и экономии на эффекте масштаба. Однако, подозрительном был бы 30% или 40% прирост общей величины затрат или сокращение общей величины затрат по какой-либо статье. Такие размеры изменений свидетельствуют о том, что они вызваны не только изменение объема производства, но какими-то другими факторами.

рисунок2.png

Рисунок 2 «Пример аналитического теста по анализу колебаний переменных затрат»

Задача специалиста бухгалтера и специалиста по управленческому учету – выявлять такие факторы и своевременно информировать о них менеджмент. Самым простым способом определения таких факторов является расчет для каждого месяца коэффициента роста выручки по отношению к базовому месяцу в ценах базового месяца, затем последовательно следует делить затраты каждого вида на этот коэффициент и проанализировать, как изменятся затраты по каждой статье по сравнению с выручкой от месяца к месяцу (см. рисунок 2).

В приведенном на рисунке примере затраты на материалы являются переменными. При простом сопоставлении ежемесячной величины затрат:  100 руб. в январе, 100 руб. в феврале, 150 руб. в марте, 100 руб. в апреле, - на первый взгляд не видно никакой динамики. Однако, поскольку такие переменные затраты напрямую связаны с количеством единиц произведенной продукции, следует рассчитать величину затрат в пересчете на объем производства базового месяца (например, января), тогда становится очевидным регулярный рост затраты  от месяца к месяцу.

Конечно, прирост выручки в ценах базового месяца не всегда соответствует соразмерному увеличению объема производства. Здесь могут влиять и закон убывающей предельной производительности ресурсов, и эффект масштаба и другие факторы. Однако, для того, чтобы их все учесть нужно быть не только профессионалом в области управленческого учета, но и обладать достаточным объемом  очень детальной и своевременно поступающей информации о затратах и их изменениях. А это не всегда возможно на малых и средних предприятиях, в результате чего приходится использовать упрощенный подход. Кроме того, объем производства как таковой не всегда можно определить – ведь если речь идет о специфической услуге, а не о товаре то количество заказов — это вовсе не индикатор объема производства, т.к. стоимость каждого заказа может рассчитываться индивидуально.

В итоге малому и среднему бизнесу требуется удобный и простой инструмент контроля затрат, в качестве которого может выступать модель анализа затрат в электронных таблицах Excel, представленная далее.

В случае существенных колебаний этих затрат в расчете на единицу продукции от месяца к месяцу также следует задуматься о возможных причинах такого поведения затрат.

Расчет точки безубыточности является одним из инструментов анализа затрат во взаимосвязи с доходами. На практике точку безубыточности рассчитывают на этапе бизнес-планирования, открытия нового проекта. Однако после старта проекта небольшие компании редко производят расчеты относительно того, насколько сдвинулась точка безубыточности относительно первоначальных расчетов – возрос ли безубыточный объем производства или сократился за счет отклонений фактических показателей от плановых.  Фактические затраты часто отклоняются от плановых, возникают непредвиденные затраты и затраты, согласованные «вне бюджета». Это вызывает искривление линий постоянных и переменных затрат, т.к. вызывает колебания в затратах не связанные с изменением объема производства (рисунок 3).

3.jpg

Рисунок 3 «Точки безубыточности и линии постоянных и переменных затрат в реальности»

Величину фактических затрат можно измерить далеко не для каждого объема производства. Ее можно измерить только для того объема производства, который фактически имел место в отчетном периоде. Если отчетность составляется ежеквартально – в первом квартале объем производства 100 единиц, а во втором – 200 единиц, то мы можем измерить величину затрат в точке 100 единиц объема, и 200 единиц объема, но не можем узнать какова эта величина для 150 единиц объема. С учетом того, что в течение квартала согласовываются затраты как соответствующие бюджету, так и «вне бюджета», то объем затрат для 150 единиц может не соответствовать прогнозной величине, рассчитанной путем проведения линии затрат через две точки (100 единиц объема и 200 единиц объема)

Причина в том, что в бизнес-план обычно закладывают линейный рост затрат, на основе того, что переменные затраты постоянны на единицу продукции, и при росте объема производства вдвое они также должны вырасти вдвое. Однако такие затраты вовсе не всегда постоянны на единицу продукции, т.к. действует закон убывающей предельной производительности и производство каждой следующей единицы товара, становится все более дорогостоящим при неизменном объеме ресурса, его производящего (например, труда или оборудования). Безусловно привлечение дополнительных единиц ресурса снова снизит затраты на единицу продукции, и возможно даже обеспечит их снижение относительно первоначальной величины, заложенной в бизнес-план за счет эффекта масштаба и углубления специализации использования ресурсов. Однако в небольших компаниях и предприятиях среднего бизнеса, которые используют Excel для ведения управленческого учета  и составления бизнес-планов на практике такие расчеты епе ропатдл гн жндп.ь. Например, типовые программные продукты, такие как Альт-Инвест и Project Expert позволяют формировать укрупненные бизнес-планы, в рамках которых пользователь может либо применять линейный способ прогнозирования затрат и выручки – предполагая, что переменные затраты постояны на единицу продукции. Либо вручную задать иную зависимость с учетом убывающей предельной производительности или эффекта масштаба, однако в этом случае оценивать влияние таких факторов он вынужден самостоятельно вручную на основе собственного профессионального суждения.  

Для того, чтобы это сделать необходим автоматический регулярный мониторинг фактических затрат и их изменения от периода к периоду и контроль за темпами роста или снижения затрат. Анализируя изменение темпов роста от периода к периоду по каждой статье затрат и сопоставляя их с изменением темпов роста выручки, а также объемом дополнительных инвестиций в ресурсы можно оценивать  и прогнозировать изменение прибыли с учётом эффекта убывающей предельной производительности ресурсов и эффекта масштаба.

Диаграмма Ганта как удобный инструмент анализа затрат

Диаграммы Ганта обычно используют для отражения графиков выполнения какого-нибудь процесса и анализа соответствия времени, приходящегося на разные этапы процесса. Их часто применяют при планировании графика закрытия учетных процессов в РСБУ и МСФО, а также в инвестиционном анализе для наглядного представления календарного плана работ на инвестиционной фазе проекта. Пример типичной диаграммы Ганта представлен на рисунке.

5.png

Рисунок 4 «Пример построения диаграммы Ганта»

По сути, диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени (рис. 5). Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения и т.п. информация.

Счета учета затрат также можно представить в виде диаграмм Ганта. Например, регулярные затраты наблюдаются в течение всех 12 месяцев подряд. Некоторые эпизодические затраты могут появляться в отдельных месяцах. Новые статьи затрат появляются в середине года и продолжаются до конца года и т.п. На рисунке 6 представлен анализ затрат в виде диаграммы Ганта.

На каждой полосе (рис. 6) цветом отмечена характеристика изменения затрат во времени – отношение величины затрат в текущем месяце к среднемесячной величине затрат. В результате на такой диаграмме можно видеть существенные колебания затрат от периода к периоду (они выделены цветом), пропуски в начислении постоянных затрат в отдельных месяцах, тенденции в изменении величины затрат от месяца к месяцу.

6.png

Рисунок 5 «Анализ затрат в виде диаграммы Ганта»

Удобная модель по анализу затрат в Excel

На данном сайте можно скачать Excel-разработку, которая позволяет делать анализ затрат в соответствии с описанной в настоящей статье методологией автоматически, анализируя регулярность и сумму начисления затрат по нескольким периодам на основе выгрузок из 1С в Excel стандартных бухгалтерских отчетов. Модель можно бесплатно скачать по ссылке http://bestsaldo.ru/modules/analiz-i-optimizatsiya-zatrat/

В модели имеется возможность использовать несколько фильтров применительно к затратам и автоматически отобрать затраты, величина которых лежит в определенном диапазоне, затраты с тенденцией к росту или сокращению и т.п. Модель автоматически производит сортировку затрат в соответствии с их характером на постоянные, переменные и эпизодические и позволяет производить отбор и контроль затрат по каждой категории. Результаты анализа отражаются на графиках.

Модель анализа затрат можно применять для любого счета учета затрат – 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 91 «Прочие расходы» для любой организации, ведущий бухгалтерский учет в 1С без предварительной настройки. Алгоритм преобразования бухгалтерских регистров в диаграммы Ганта является типовым и универсальным. Поскольку решение реализовано в Excel методологию можно при желании корректировать – изменять периодичность диаграмм, правила сортировки, формулы анализа и расчета отклонений и виды показателей, отражаемых на диаграммах.

Похожие статьи
Как работает экспертная система бизнес анализа в Excel и в чем ее отличие от обычных систем бизнес-анализа

Все существующие программы по финансовому анализу рассчитывают различные коэффициенты на основе финансовой отчетности. Среди них есть программы, которые выдают готовое аналитическое заключение. Они используются в основном для проверки надежности внешних контрагентов или для проверки соответствия финансовой устойчивости предприятия нормативам банков.

10
Методы управления кредиторской задолженностью на основе анализа ее оборачиваемости
Управление кредиторской задолженностью позволяет организациям получить дополнительные источники беспроцентного финансирования, то есть свободные денежные средства. Разумеется, это возможно только при условии построения грамотной управленческой политики; выборе таких условий продажи, которые гарантируют своевременные расчеты с контрагентами. Чтобы не скатиться в финансовую яму в виде чрезмерных долгов и рисков неплатежеспособности, рекомендуется регулярно проводить анализ оборачиваемости задолженности.
10
Анализ коэффициентов оборачиваемости и ликвидности. Недостатки этих коэффициентов

Современная финансовая отчетность как минимум на 25-30% состоит из показателей, оценка которых зависит от профессионального суждения менеджмента организации. Принятие решений на основе финансовых коэффициентов существенно зависит от качества самой финансовой отчетности и от применяемой учетной политики.

8
Удобный инструмент для регулярной экспресс-проверки качества ведения бухгалтерского учета и поиска ошибок
Каждый бухгалтер хочет повысить качество ведения бухгалтерского учета на своем предприятии – найти ошибки за своими предшественниками, проверить работу подчиненных. Внешние аудиторы в этом случае не всегда могут помочь – часто компания вовсе не попадает под обязательный аудит. Но главная причина в том, что бухгалтеру в ходе каждодневной работы надо регулярно и оперативно выявлять ошибки и исправлять их, чтобы отчетность, которая предоставлялась аудиторам, была качественной.
6