Управление размером буфера товарных запасов на основе коэффициента оборачиваемости

Поддержание оптимального для организации уровня запасов обеспечивает высокую рентабельность бизнеса. Управление буфером запасов помогает избежать перебоев с закупками и упущенных продаж, а также появления неликвидных запасов на складах. Для этих целей используются принципы теории ограничений, которые могут применяться в торговых, производственных, дистрибуционных компаниях, а также в ритейле.

Любая организация сталкивается со сложностями при определении оптимального объема своих запасов. В результате неверных прогнозов возможны два варианта развития событий. Или ресурсов не хватает, из-за чего бизнес простаивает и образуются перебои в товароснабжении, а значит, продажах. Или склады излишне затариваются, из оборота извлекаются денежные средства, растут издержки по эксплуатационным расходам и хранению.

Проблемы при работе с товарными запасами могут выглядеть так:

  • Дефицит товарных позиций – упущенные продажи, закупка товаров на невыгодных условиях (по более дорогим ценам), потеря лояльности клиентов, недостаток свободных средств.
  • Излишек товарных позиций – извлечение средств из оборота, устаревание номенклатуры, затаривание складских помещений, рост кредиторской задолженности.

При управлении запасами рекомендуется определять их оптимальный уровень с помощью теории ограничений (TOC) . В ТОС основное внимание направлено на изучение спроса текущих покупателей во взаимосвязи с объемом производства и остатка товаров.

Суть теории ограничений основана на выявлении узких мест в бизнес-процессах, которые создают ограничения для всего бизнеса в целом. Воздействуя на эти узкие места достигается эффект, намного превышающий результат одновременного воздействия на все или большинство проблемных областей системы сразу.

Одним из элементов методологии теории ограничений является расчет оптимального буфера запасов, чтобы не допустить простоев в производстве и возникновения излишка неликвидных материалов. Величина страховых запасов должна быть достаточной для удовлетворения спроса на них. Размер буфера назначается по каждой товарной позиции (или группе товаров) отдельно. Величина показателя определяется согласно объемам продаж за заданный период времени.

Величина буфера запасов – это средний объем отгрузки товаров между двумя его закупками. Например, если товар закупается раз в 10 дней, то объем буфера запаса это величина его потребления за 10 дней. Сложность расчета буфера запасов в том, что как объем потребления, так и частота закупок нерегулярны.

Величину буфера запасов можно определить в количестве товара или в стоимостном выражении - это стоимость товара на складе.

Буфер1.JPG

Лимит товаров складывается из количества ресурсов на складе, в пути и в текущих заказах. Именно эти товарные запасы должны поддерживаться в требуемых объемах при взаимодействии компании с клиентами – то есть, на участке поставщик-склад-покупатель.

Если у организации несколько мест хранения товарных запасов, при определении буфера расчеты ведутся по каждому складу отдельно, так как полученные результаты могут различаться в зависимости от условий поставки и спроса клиентов. Сделать расчеты можно разными способами.

Модели определения размеров буфера запасов:

  1. Определение максимального объема потребления товарных запасов за заданный период пополнения – при таких расчетах нужно учесть не только длительность периода, но и частоту закупок запасов. Для этого потребуется предварительно вычислить коэффициент оборачиваемости, на основании которого определяется частота закупок, то есть период времени между ними. Максимальный объем вычисляется именно за период потребления, а не путем перемножения дневного показателя продаж и числа дней в периоде.
  2. Из среднего объема продаж за заданный временной цикл с учетом корректировочного коэффициента Мерфи – корректировка выполняется для соответствия реальному спросу. При этом результаты расчетов не являются статичной величиной, а изменяются исходя из клиентских предпочтений.

Результат расчетов по 1 и 2 модели – оптимальная величина буфера запасов (его середина). При этом буфер запасов имеет верхнюю и нижнюю границу оптимального остатка. Разница между нижней границей буфера, его серединой и верхней границей буфера определяется размеров колебаний в закупках и потреблении запасов. Чем стабильнее поставки и отгрузки – тем меньше размер буфера запасов. Когда остаток запасов меньше нижней границы буфера – существует высокий риск возникновения дефицита запасов и появления упущенных продаж (потери клиентов, из-за того что товара не было в наличии, когда его хотели купить). Когда остаток запасов выше верхней границы буфера – это риск излишних затрат на хранение неиспользуемого остатка запасов. Если такой запас имеет срок хранения, он может испортиться раньше, чем будет реализован. Также запас может морально устареть или быть украден. Или просто занимать место на складе и отвлекать денежные средства из оборота.

Расчет первоначального буфера – это только первый шаг. С целью наиболее эффективной оптимизации запасов исключаются погрешности прогнозирования путем динамического управления буфером. Это позволяет учитывать реальные потребности покупателей. Внедрение методики динамического управления буфером помогает определить, когда и сколько требуется нужного ассортимента товара в нужном месте хранения. Это исключает излишки и сокращает упущенные продажи организации.

Буфер2.JPG

При динамическом управлении буфером запасов его величина регулярно пересматривается по каждой позиции запасов. Регулярно – это обычно еженедельно или ежемесячно. На величину буфера запасов влияет динамика объема потребления запасов и его оборачиваемость.

Например, объем запасов товара А находится на нижней границе буфера. Объем потребления запаса остался неизменным, а частота его закупок сократилась. В этом случае объем буфера должен быть увеличен, т.к. запаса должно хватать на большее время до следующей закупки.

Динамическое управление на то и динамическое, потому что работает не на статичных прогнозах, а варьируется с учетом изменений спроса. Дополнительно эта методика учитывает, где могут задержаться товарные запасы, какая длительность поставки и частота заказов. Механизм контроля величины буфера позволяет анализировать изменение динамики спроса по целевым группам клиентов. К примеру, когда на рынок выпущены новые товары или устарели старые позиции; когда рынок расширяется, или на нем появляются конкуренты; когда случаются экономические перемены и т.д.

Как рассчитать буфер запасов

Вместо того, чтобы делать расчеты вручную, оптимальнее использовать специальную программу. Excel-модель «Управление запасами», представленная на нашем сайте позволяет быстро и точно определить размер буфера по любой нужной номенклатурной позиции. Встроенные методы теории ограничений исключают риски прогнозирования и учитывают влияние на спрос клиентов эпизодических событий.

Размер буфера определяется на основе скользящего среднего от суммы ежемесячных отгрузок запасов умноженного их периода оборота.

Например, среднемесячный объем отгрузок материала 100 единиц, период его оборота 7 дней, буфер запаса составит 100 * 7 / 30 = 23 единицы.

запасы.PNG

Таким образом, чтобы рассчитать объем буфера необходимо определить оборачиваемость. Для расчета периода оборачиваемости применяется коэффициент оборачиваемости. Формула расчета:

  • К об = Себестоимость продаж / Средняя величина остатка запасов

Период оборота зависит от продолжительности оборачиваемости товаров. Формула для расчета:

  • Продолжительность (в днях) оборачиваемости запасов = 365 дн. / К об.

Объём буфера запасов в нашей модели рассчитывается на основе скользящего среднего от показателей объема ежемесячных отгрузок и товара и его периода оборота. Скользящие средние предполагают ежемесячный пересчет и увеличение или уменьшение величины буфера, в зависимости от динамики спроса и частоты закупок.

Понятно, что выстроить идеальную схему буфера невозможно, но реально улучшить показатели с помощью моделирования в рамках внедрения диагностики. При этом учитываются колебания спроса из-за сезонности, акций, открытия новых магазинов, праздников и прочих эпизодических событий. Принимаются во внимания условия приобретения товаров, в том числе объем закупки в денежном и натуральном эквиваленте. Исключается человеческий фактор (забыл, пропустил, не сказал…), число товарных позиций в заказах определяется автоматически.

В расчетах применяются различные показатели – оборачиваемости, частоты продаж, объемов запасов на заданный период продаж. При необходимости компания может также учесть скидки клиентам, акции конкурентов, способ размещения товара в магазинах и пр. Графическое представление результатов динамического управления буфером наглядно показывает, когда и в каких объемах нужно пополнять склады, то есть, как оптимизировать закупки организации.

Похожие статьи
Управление запасами по теории ограничений (TOC) в Power BI и Excel
Инновационная Excel модель, которая рассчитывает нужное количество товара, автоматизирует рутинные функции управления запасами, предоставляет необходимую аналитику, а также инструменты для управления ассортиментом. Работает на основе выгрузок стандартных отчетов из 1С:Предприятие
Анализ продолжительности финансового цикла и отрицательный финансовый цикл

Текущую деятельность организации можно представить в форме непрерывного кругооборота активов. Ресурсы трансформируются и превращаются из одной формы в другую – от оплаты сырья и материалов поставщикам до изготовления готовой продукции, образования дебиторской задолженности и возврата средств от покупателей. Данная взаимосвязь характерна не только для производства, но и для выполнения различных работ или оказания услуг. Как определить продолжительность финансового цикла? Формулы расчетов и готовые инструменты для анализа и контроля этого показателя – далее.

12
Как работает экспертная система бизнес анализа в Excel и в чем ее отличие от обычных систем бизнес-анализа

Все существующие программы по финансовому анализу рассчитывают различные коэффициенты на основе финансовой отчетности. Среди них есть программы, которые выдают готовое аналитическое заключение. Они используются в основном для проверки надежности внешних контрагентов или для проверки соответствия финансовой устойчивости предприятия нормативам банков.

10
Анализ движения запасов и системы управления запасами в Excel

Современную торговлю трудно представить без налаженных инструментов автоматического заказа товаров. Говоря о товарах, подразумеваются не только изделия для перепродажи, но и другие ценности – материалы, сырье, полуфабрикаты и т.д. Наличие адаптированной к потребностям деятельности системы управления запасами не является редкостью в зарубежных компаниях. Однако многие российские предприятия даже не знают, что это такое.

1