Анализ и управление административными затратами

Наилучшими методами анализа административных затрат являются:

• берчмаркинг,
• план/факт анализ,
• анализ динамики каждой статьи затрат от месяца к месяцу,
• abc и xyz анализ административных затрат.

Бенчмаркинг

Бенчмаркинг – это сравнение общего уровня административных затрат с компаниями аналогами. Как правило основным показателем сравнения является доля административных затрат в выручке (административные затраты / выручка). По этому показателю сравниваются несколько компаний одной отрасли. Кроме того, сравнивается структура затрат – доля каждого вида затрат в процентах к общей величине административных затрат. Информацию для бенчмаркинга можно взять из отчетности компаний аналогов. Как правило ее можно бесплатно найти в системе СПАРК или на сайте Госуслуг (услуга получения финансовой отчетности заинтересованными пользователями). Кроме того, желательно использовать отчетность по МСФО публичных компаний из отрасти, по которой проводится сравнения. Только в отчетности МСФО в примечаниях раскроется структура административных затрат в разрезе каждого вида затрат, которая необходима для берчмаркинга. В отчетности по РСБУ такая информация раскрывается в пояснительной записке, которую в открытом доступе можно найти только для крупных публичных компаний, которые обязаны публиковать такую информацию. При этом базовые отчетные формы (баланс и отчет о прибылях и убытках) можно найти практически для любой компании в Системе СПАРК.

В случае существенного отклонения какой-либо показателя в результате бенчмаркинга проводится его более глубокий анализ. Например, доля затрат на аренду в процентах к общей величине затрат существенно выше, чем у компаний аналогов. В этом случае анализируются договора аренды и ставки аренды в расчете на квадратный метр и проводится сравнение этих ставок с рыночными, также анализируется площадь в разрезе на сотрудника и сравнивается этот показатель с отраслевыми нормативами.

На этом примере видно, что при глубоком анализе каждой статьи затрат основным методом является «раскрутить» эту статью до «драйверов затрат». В описанном примере драйверами являются люди (площадь на человека) и ставки аренды (цена за квадратный метр).

Анализ динамики от периода к периоду

Анализ динамики каждой статьи от месяца к месяцу позволяет выявить статьи затрат, которые имеют нерегулярный характер начисления. К числу таких как правило относятся консалтинговые затраты, маркетинговые затраты, различного рода премии. Данные статьи либо начисляются не каждый месяц, либо начисляются в разном объеме каждый месяц.  Такие затраты компании обычно урезают в первую очередь, однако этого нельзя сделать без оценки эффективности таких затрат. Оценка эффективности производится на основе отчетов о работе, статистики, аттестации и т.п., при этом очень важно иметь заранее поставленные измеримые цели и показатели, на основании которых можно оценить эффективность. Без таких целей эффект сокращения таких затрат (например, маркетинговых) будет представлять «черный ящик», т.к. мы если мы не можем оценить является ли маркетинговая компания эффективной или нет в процессе ее проведения, то мы не сможем оценить какой будет отток клиентов в ходе ее завершения.

Анализ затрат от месяца к месяцу позволяет выявлять затраты, скорость роста которых превосходит другие. Например, офисные расходы растут быстрее хозяйственных расходов. Тогда предметом дальнейшего анализа будет уже закупочная и тендерная политика компании и вопросы отбора поставщиков.

Анализ затрат от месяца к месяцу также позволяет выявить несвоевременное актирование работ. При несвоевременном актировании образуются «дыры» в начислении затрат, то есть регулярные затраты имеют пропуски в каком-либо периоде, а затем «скачки» в виде двойной суммы затрат в последующем периоде. Нерегулярное актирование может свидетельствовать о низкой эффективности затрат  - например, существуют какие-то проблемы в приемке работ, поэтому заказчик не принимает работу у исполнителя, производятся доработки. Таким образом, это может быть маркером низкого качества работ и такие затраты можно дополнительно проверить на предмет их эффективности.

ABC и XYZ анализ

ABC анализ позволяет выявить ключевые статьи затрат, на которые необходимо сделать акцент для их более глубокого анализа до драйверов. Именно эти статьи необходимо думать, как сокращать. То есть речь идет о 20% статей, которые покрывают 80% всех затрат. Остальные статьи следует использовать просто как маркеры, которые показывают тенденцию изменения затрат. Например, если офисные расходы являются крупными, попавшими в 20%, а хозяйственные расходы являются мелкими – эти статьи все равно можно сравнить друг с другом и сделать вывод о том, соответствует ли темп роста офисных расходов темпу роста хозяйственных расходов.

XYZ анализ позволяет выявить статьи с высокой динамикой изменчивости и низкой вероятностью прогнозирования. Как правило сюда попадают какие-то разовые затраты вроде консалтинговых. Разовые затраты – это те, которые имеют место только в одном месяце в году. Разовые затраты вообще являются предметов отдельного анализа, целью которого в первую очередь является проверка благонадежности контрагента по таким затратам. Как минимум необходимо посмотреть финансовую отчетность контрагента из общедоступных источников, а также отчеты о выполнении работ. Нередко такие затраты могут быть совершены по завышенным ценам, либо предмет договора может быть некая услуга, не приносящая экономической выгоды вашей компании.   

План - факт анализ

План-факт анализ является наиболее типовым методом контроля административных затрат, который применяет основная масса компаний. Не углубляясь в детали, необходимо отметить, что наиболее важным аспектом такого анализа является расчет абсолютно и относительного отклонения плана от факта, факторный анализ таких отклонений. Пример самого простого факторного анализа – это анализ по фактору цены и фактору количества. Например, цена за квадратный метр и количество метров при анализе затрат на аренду. Отклонение по цене рассчитывается как разница план-факт по цене, умноженная на плановое количество метров. Отклонение по количеству равно общей сумме отклонения, за минусов суммы отклонения по цене, рассчитанной выше. Также очень важным является сравнивать не только план и факт, а сравнивать план, факт и прошлый год одновременно. Соответственно рассчитывать отклонения от плана и от прошлого года. Например, фактические затраты выше плана, но ниже аналогичного периода прошлого года. В этом случае предметом анализа может быть качество планирования. То есть планировали «урезать», но не смогли урезать по ряду факторов – в этом случае необходимо выяснить почему не смогли сократить затраты.

Анализ монетарного характера затрат

Отдельным элементом анализа является проверить все ли затраты являются денежными, т.е. приводят к оттоку денежных средств. Бывают бумажные затраты, которые начисляются, но не оплачиваются. Как правило, это затраты перед связными сторонами. Бывают затраты, которые гасятся взаимозачетами. Как правило — это тоже затраты перед связными сторонами. В любом случае эти затраты должны быть проверены на предмет трансфертного ценообразования и контролируемости сделок, соответствия цен в них рыночным условиям. Когда аудитор видит такие затраты – у него в первую очередь возникает вопрос об их соответствии действующему законодательству и правильности начисления. Если все верно – то хорошо.

Но когда аналитик видит такие затраты – у него возникает вопрос о возможности манипулирования финансовыми коэффициентами (например рентабельностью или EBITDA) в результате регулирования таких затрат. И здесь важно оценить, насколько такие затраты искажают вышеуказанные коэффициенты, и если искажают – какие стейкхолдеры (т.е. заинтересованные пользователи отчетности) пострадают в результате этого. Например, от EBITDA может завесить чья-то премия, от рентабельности – возможность получения кредита и т.п.

При помощи программ, представленных на нашем сайте, вы сможете автоматически провести большую часть описанных в настоящей статье аналитических процедур. Нужно просто выгрузить типовой отчет по затратам из 1С в Excel и программа сама проведет оценку динамики изменения каждого вида затрат от месяца к месяцу, найдет нерегулярные затраты, неденежные затраты, проведет XYZ анализ и т.п.