Бенчмаркинг при анализе качества автоматизации учета
При внедрении программ автоматизации управленческого учета основной целью ставят сокращение сроков подготовки определенных отчетов для руководства, снижение количества ошибок в учете, разделение прав доступа и уровней согласования различных операций на этапе подготовки отчетности. Рассматривая финансовую составляющую проекта, выбирают одно из нескольких предложений, от компаний, проводящих внедрение программного обеспечения, которое отвечает разумному сочетанию цены и качества услуг. Другие возможные варианты – это и вовсе минимизация стоимости услуг на внедрение программного обеспечения или выбор программного продукта, рекомендованного акционером.
Во всех описанных вариантах есть один существенный недостаток – не заданы финансово измеримые цели реализации проекта. Например, определив цель, что автоматизация должна сократить срок подготовки ежемесячной отчетности на 10 дней, не просчитывают насколько сократятся расходы на ведение учета. Иногда в новом программном продукте являлся более трудозатратным, чем в таблицах Excel или в прежней программе, таким образом, сокращение срока подготовки отчетности вызывало даже не экономию а прирост расходов на ведение учета.
Периодически возникают ситуации, когда внедрив программу по автоматизации, впоследствии от нее отказываются и снова возвращаются к Excel, либо существенно урезают количество отчетов, формируемых в программе и не полностью используют ее функциональные возможности. На моей практике было 2 таких случая – они были связаны со сменой менеджмента организации или акционера. Но иногда такие ситуации возникают без организационных изменений как результат недостаточно качественной работы программы или необходимости сложной перенастройки отчетов. Это нерезультативные затраты по внедрению.
Внедрение программ по автоматизации учета может оказаться неэффективным с коммерческой точки зрения даже в случае, если оно вызывает сокращение затрат на ведение учета и аудита. Каждый программный продукт имеет свой срок использования, после окончания которого требуется существенные инвестиции в его обновление. Например, для системы SAP – это 8-10 лет. Коммерческую эффективность внедрения программ можно рассчитать сопоставив дисконтированные денежные потоки экономических выгод в виде экономии на стоимости учетных услуг и стоимости аудита со стоимостью внедрения программы – то есть применять стандартные показатели оценки эффективности инвестиционных проектов, такие как IRR, NPV, срок окупаемости и т.п. Автоматизация редко ставится как самостоятельная задача. Обычно управленческий учет является блоком в ERP системе, включающей бюджетирование, управление инвестициями, документооборот и другие подсистемы. В этом случае происходит синергетический эффект и экономические выгоды от внедрения такой программы существенно увеличивается, т.к. наряду с конкретными измеримыми выгодами, связанными с автоматизацией каждого из блоков в отдельности добавляются выгоды, связанные с экономией на управленческих расходов в результате оптимизации процесса принятия решений.
Частой проблемой, приводящей к отсутствию выгод от внедрения IT-решений, является пересмотр бюджета внедрения программы в сторону увеличения на этапе реализации проекта. Например, возникает потребность в автоматизации каких-то дополнительных функций, не учтенных при первоначальном планировании, или растягиваются сроки внедрения, в результате консультанты выставляют счета на дополнительные расходы, так как работают на условиях почасовой оплаты. Такие расходы могут привести к тому, что выгоды от внедрения программы не оправдывают расходов на этот процесс.
Затраты по внедрению программ нужно также сопоставлять не только с предложениями конкурентов, но и с общемировой практикой. Например за рубежом в публичных источниках можно найти данные о среднестатистических затратах на внедрение различных информационных систем в расчете на одного пользователя и данные о затратах по внедрению в процентах к выручке предприятий в различных отраслях. Такой способ называется бенчмаркингом.
Исследования, касающиеся бенчмаркинга при автоматизации управленческого учета в частности, можно найти на сайте специализированной исследовательской компании Gartner. Однако для российских компаний такая сравнительная статистика к сожалению отсутствует.
Рисунок. Затраты на IT в процентах от выручки предприятий (по отраслям) - данные Gartner
При планировании работ по автоматизации подготовки отчетности в первую очередь необходимо задать финансово-измеримые цели. Например, стоимость аудита сократится на 20% за счет того, что автоматизация улучшит систему контроля. Другая цель – сократить стоимость ведения учета. В случае, если учет ведется силами организации и не передан на аутсорсинг выгоды от внедрения информационных систем заключаются в повышении производительности труда отдельных специалистов (ускорение подготовки отчетности). Измерить эти выгоды можно путем умножения зарплаты данных сотрудников на плановый процент прироста их производительности труда. Стоимостью ведения учета удобнее всего управлять, если бухгалтерский учет ведется аутсорсинговой организацией, стоимость услуг которой зависит от количества учетных операций и отчетов. В этом случае рассчитать стоимость экономии при внедрении автоматизации можно на основе данных о сокращении количества дополнительных отчетов.
Результативность процесса подготовки отчетности зависит от координации сотрудников в ходе данного процесса, четкости постановки целей, качество обучения сотрудников и качества проведенного внедрения IT систем. Перечисленные ниже риски являются ключевыми в ходе оценки бизнес процессов, связанных с ведением учета и подготовкой отчетности
Все существующие программы по финансовому анализу рассчитывают различные коэффициенты на основе финансовой отчетности. Среди них есть программы, которые выдают готовое аналитическое заключение. Они используются в основном для проверки надежности внешних контрагентов или для проверки соответствия финансовой устойчивости предприятия нормативам банков.