Бизнес-анализ процесса подготовки отчетности

Риски, связанные с контрольной средой

Невыполнение и формальный подход к выполнению контрольных процедур – фактор риска связан с тем, что несмотря на наличие надежной системы контроля, ряд процедур по сверке, формированию проверочных отчетов, заполнению комментариев либо выполняется формально, либо вовсе не выполняется (например, в результате нехватки времени при необходимости уложиться в жесткие сроки). В результате на последующих этапах составления отчетности качество данных в информационной системе  ухудшается. Консолидированные отчеты, которые должны формироваться автоматически, формируются с ошибками. Для исправления ошибок приходится перепроверять отчеты вручную уже на более поздних этапах процесса. Это вызывает трудозатраты, которых можно было бы избежать и может привести к нарушению общего срока завершения подготовки отчетности

Низкая функциональность IT систем – в общем случае фактор риска связан с тем, что возможности какой-либо программы, или автоматического контрольного отчета используются не полностью, либо пользователи и вовсе не знают о существовании такого отчета и поэтому не используют его, либо отчет является неудобным для использования и громоздким, либо не выдерживает нагрузочного тестирования (зависает и делает работу с ним невозможным). В результате происходит потеря времени при использовании отчета, что влечет снижение производительности труда. Либо контрольный отчет и вовсе не используется, а автоматизированная контрольная процедура выполняется вручную.

Низкое качество обучения – фактор риска связан с плохим качеством обучающих материалов, или низким качеством обучения работе с каким-либо новым отчетом, программой или процессом, являющимся элементом системы подготовки отчетности по МСФО. В результате сотрудники не умеют пользоваться контрольным отчетом, происходит потеря производительности труда специалистов, работающие с данным отчетом, программой или процессом вследствие возникновения ошибок и их последующего исправления.

Риски, связанные с постановкой целей

Правильность определения плановых сроков завершения процесса – в общем случае, фактор риска связан с тем, что плановые сроки завершения какого-либо процесса/подпроцесса заданы неверно, и это приводит либо к необоснованным затратам на их достижение, либо к упущенной выгоде.

• если заданы слишком жесткие сроки, а их продление на 1-3 дня не вызовет каких-либо существенных последствий или потери экономической выгоды, фактор риска заключается в том, что для достижения цели в поставленный срок общество несет затраты на оплату сверхурочной работы специалистов, либо дополнительные затраты на автоматизацию процесса, которых можно было бы избежать отодвинув срок.
• если задан слишком долгий срок, фактор риска заключается в том, что работа будет выполнена раньше срока, и это вызовет упущенную выгоду в виде возможности достижения цели в более короткий срок.

Риски, связанные с точностью определения событий

В части процесса подготовки отчетности по МСФО события являются главным образом технологическими (например, автоматизация какой-либо функции) или операционными и включают увеличение ресурсов, необходимых для обработки изменяющегося объема данных, сбои в системах безопасности, потенциальные простои информационных систем, изменение бизнес-процессов без применения соответствующих процедур по управлению изменениями, ошибки при совершении процессов, передача функций в сторонние организации при отсутствии надлежащего надзора за ними. Определение событий несет следующие факторы риска, влияющие на эффективность и продуктивность подготовки финансовой отчетности по МСФО

Нерезультативные затраты на IT (автоматизацию) – в общем случае фактор риска связан с тем, что затраты на автоматизацию какой-либо функции, участка или отчета превышают выгоды, полученные от автоматизации

Упущенной выгоды, связанная с IT (автоматизацией) – в общем случае, фактор риска связан с тем, что какой-либо под процесс не автоматизирован и выполняется вручную, при этом выгоды от автоматизации превосходят затраты на нее

Завышение времени выполнения отдельных операций – в общем случае, фактор риска связан с тем, что отдельные специалисты намеренно завышают время, требуемое для выполнения отдельных операций по загрузке данных, выполнению трансформационных поправок или мероприятий по консолидации, в результате чего падает их производительность труда

Необоснованная переработка – фактор риска связан с тем, что специалисты без обоснованной в достаточной степени необходимости выходят на работу в неурочное время (выходные, праздники) с повышенным коэффициентом оплаты труда. Риски связаны с тем, что-либо данную работу можно было сделать и в рамках стандартного рабочего времени (если оно имелось), либо ускорение процесса вследствие работы в выходные не является необходимым для достижения поставленной цели. Пример: Отчет требуется к 15 числу. На его подготовку требуется 7 дней. Все необходимые данные для начала работ поступили 5 числа. 10 и 11 число приходятся на выходные. Специалист работает над отчетом с 7 по 13 число, включая выходные, в то время как мог это сделать 7 по 15 число, не работая на выходных.  

Риски, связанные с эффективностью системы контроля

Бизнес анализ процесса подготовки отчетности, также как и любого другого бизнес-процесса подразумевает выявление конфликта интересов в ходе данного процесса

Конфликт интересов – в общем случае, фактор риска связан с выполнением отдельными специалистами функций, находящихся в компетенции других специалистов или подразделений. В результате происходит потерся производительности труда при подготовке отчетности и возникает конфликт интересов.

Избыточные контрольные процедуры – в общем случае, фактор риска связан с формальным выполнением контрольных процедур в соответствии с требованиями различных документов и расходом времени на документирование выполнения данных процедур, при условии, что проверяемые данные не является материальными для данного общества, и возможные ошибки не несут угрозы искажения данных.

Перекрестные контрольные процедуры – фактор риска связан с необходимостью выполнения нескольких контрольных процедур, направленных на минимизацию одного и того же риска. В результате одна из таких контрольных процедур является избыточной (добирающаяся информация в различных контрольных отчетах и т.п.)

Мнимые расхождения в учетной политике РСБУ и МСФО – фактор риска связан с выполнением ручных трансформационных поправок, из-за расхождений в учетной политике РСБУ и МСФО, в случае, когда таковые можно не выполнять, обеспечив сближение учетной политики на уровне внесения изменений в соответствующие документы.

Риски, связанные с информацией и коммуникациями

Отсутствия конкретики в запросах – фактор риска связан с неточной либо неконкретной постановкой задачи по сбору информации с ответственных структурных подразделений, в следствие чего полученная информация оказывается неудобной для анализа, либо приходится делать дополнительные уточняющие запросы. В конечном счете все это ведет к потере производительности труда сотрудника, сформировавшего неконкретный запрос.

Двойной запрос и анализ данных – фактор риска связаны с тем, что сотрудники выполняющие отдельные участки работ по трансформации и консолидации отчетности по МСФО, недостаточно эффективно обмениваются информацией между собой, вследствие чего происходит двойной запрос одной и той же информации от ответственных структурных подразделений различными пользователями и двойная работа по ее анализу. Например, появление нового крупного договора вызывает рост затрат и кредиторской задолженности в отчетном периоде. Анализируя колебания каждого показателя в отдельности (затраты, кредиторская задолженность) информация дважды запрашивается и анализируется каждым специалистом.

Несвоевременное поступление данных – в общем случае, фактор риска связаны с несвоевременным предоставлением данных ответственными структурными подразделениями, просрочкой исполнения поручений, в следствие чего, другие специалисты, которые обрабатывают эти данные следующими по очереди вынуждены терять время ожидая получения данных.

Обработка предварительных данных – в общем случае, риск связан с тем, что в результате быстрого закрытия происходит загрузка в систему предварительных данных, и их анализ и выполнение контрольных процедур на их основе. В последствие происходит повторная загрузка уточненных (скорректированных) данных, в результате ранее сделанная работа по анализу обработке предварительных данных выполняется повторно (на уточненных данных). Это влечет снижение производительности труда в результате потери времени.

Неправильное реагирование на риск

Появление повторных типовых ошибок – фактор риска связан с тем, что работа по мониторингу решения проблем, возникающих на этапе трансформации и консолидации не ведется должным образом. Одни и те же ошибки или проблемы возникают от периода к периоду, при этом не ведется работы по их анализу и предотвращению появления в будущем. В результате снижается производительность труда, т.к. сотрудники вынуждены каждый раз заново решать одни и те же проблемы, вместо того, чтобы один раз устранить их причину.

Оценка рисков и мониторинг несет следующие факторы риска, влияющие на эффективность и продуктивность подготовки финансовой отчетности по МСФО

Недостаток мероприятий, направленных на повышение эффективности процесса подготовки отчетности по МСФО и его оптимизацию – фактор риска связан с тем, что департамент внутренней и внешней отчетности должен самостоятельно и на регулярной основе проводить работу по оптимизации процесса подготовки отчетности и снижению его стоимости, и такая работа должна быть подкреплена задокументированными результатами.

Некорректные задачи оптимизации процесса подготовки отчетности – фактор риска связан с тем, что задокументированные результаты работ по оптимизации процесса подготовки отчетности были достигнуты ценой, превышающей их потенциальный эффект