Как изменяется процесс подготовки управленческой отчетности с ростом предприятия

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

• уместность и своевременность информации;
• достоверность информации;
• сопоставимость информации;
• доступность и понятность информации;
• конфиденциальность информации.

Процесс подготовки международной отчетности являются частью финансового механизма предприятия и представляют собой способ структурирования входящей информации для наиболее полного обеспечения потребностей финансового менеджмента. Руководство не сможет эффективно управлять финансами, если обладает несвоевременной или недостоверной информацией, необходимой для применения каких-либо инструментов.

 «Источник помех» в системе информационного обмена на предприятии

В бизнес-процессах любого предприятия между стороной, передающей информацию и стороной, принимающей ее всегда существует «источник помех». В системе управления финансами принимающей информацию стороной является финансовая служба. Сторонами, передающими информацию – бухгалтерия, производственная служба, юридическая служба, коммерческая и др. службы.

Передаваемая информация делиться на учетную (содержащуюся в бухгалтерском учете) и внеучетную (нормативно-плановая информация, рыночные цены, докладные записки итп).

Действие «источника помех» связано с тем фактом, что:

• большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
• исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
• исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Соответственно в качестве помех могут выступать:

• снижение достоверности данных в результате многократной обработки отчета с учетом различных точек зрения и передаче его менеджменту в сильно модифицированном виде (так называемый «испорченный телефон»);
• снижение своевременности предоставления информации из-за неприязни и торможения процесса внедрения информационных систем со стороны различных подразделений предприятия;
• потеря понятности или конфиденциальности информации вследствие длительного хранения (исполнитель, составивший отчет мог уволится, и детали, касающиеся механизма расчета того или иного показателя отчета невозможно воссоздать).

Информационные взаимосвязи, как часть финансового механизма управления предприятием направлены на то, чтобы избежать источника помех или минимизировать его воздействие (см. рис. 14). Для этого способы подготовки международной отчетности должны изменяться в течение жизненного цикла организации с учетом ее этапа развития и особенностей организационной структуры. Эффективный финансовый механизм развития предполагает, что используемый в организации способ подготовки международной отчетности  в наибольшей степени соответствует потребностям финансового менеджмента на данном этапе развития.

Традиционный путь автоматизации при подготовке управленческой отчетности

Согласно традиционным представлениям о жизненном цикле организации, которые основываются на таких моделях управления как теории Л.Е. Грейнера и И. Адезиса совершенствование информационного обмена в системе управления финансами строится по цепочке.

Сначала на малых предприятиях международная отчетность собирается вручную. Анализируются учетные регистры, которые дополняются внеучетной информацией (например, информацией о рыночных ценах на активы), и на основе нее делаются определенные корректировки. Такой подход получил название «трансформации». Полученные финансовые отчеты в итоге используются для расчета различных коэффициентов и показателей (продолжительность  финансового цикла, коэффициент устойчивого роста и т.п.), необходимых для управления финансами.

С ростом компании производится ротация участков сбора и анализа информации, за которые ответственны специалисты. Этот процесс способствует профессиональному росту сотрудников финансового отдела, их правильной мотивации к работе, повышению качества и скорости сбора информации внутри организации и улучшению процедур ее обработки.

Когда организационная структура усложняется и возникает «источник помех» в виде потери понятности информации, которая долго хранится или утраты ее конфиденциальности, возникает необходимость внедрения промежуточного программного продукта (в качестве такого может выступать системы Navision или Hyperion). Такой продукт регламентирует и унифицирует процесс сбора информации из различных подразделений, ее обработку и хранение. Обычно такая информация собирается на основе комплекта специализированных форм, разрабатываемых специалистами-методологами. Информация, хранящаяся в такой системе уже не может потерять свою понятность в силу того, что все расчеты занесены в систему и все сопутствующие документы подшиты, доступ к информации разграничен между различными пользователями.

Однако «источник помех» в скором времени снова возникает в виде потери своевременности предоставления информации, в результате чего приходится внедрять процедуры трансляции учета, то есть переноса бухгалтерских регистров в информационную систему для менеджмента по определенному алгоритму, называемому мэппингом,  для целей ее «быстрого закрытия» и предоставления в виде управленческих отчетов на любую дату и в любом срезе, не дожидаясь данных из бухгалтерии.

В результате эффективность информационных потоков возрастает, однако внеучетная информация все также вводится в систему вручную на основании комплектов специализированных форм. Если учетная информация поступает в систему регулярно (любая хозяйственная операция в момент ее совершения отражается в бухгалтерском учете и сразу же транслируется в управленческую информационную систему), то внеучетная информация поступает в систему порционно (сотрудники вводят информацию еженедельно или ежемесячно).

Последним этапом является внедрение на предприятии полнофункциональной ERP системы, предусматривающей параллельный учет для внеучетной информации. Название ERP происходит от англ. Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов предприятия. Такие системы включают решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализацию оперативного учета. Их внедрение обосновано, прежде всего, тем, что управление предприятием требует системного подхода к материальным, финансовым, информационным и человеческим ресурсам, реализации всех операций в автоматизированном режиме, создания автоматизированных банков и хранилищ данных с оперативной и ретроспективной информацией и т.д.